Toplantı Yönetimi Nedir? Toplantılarda Yapılması Gerekenler

Toplantı, belli bir zaman ve yerde bilgi alışverişi yapmak ya da bir karara varabilmek için yapılan planlı, düzenli bir etkinliktir. Peki Toplantı Yönetimi Nedir? Toplantılarda Yapılması Gerekenler Nelerdir?

Toplantı yapmanın en önemli amacı, yüz yüze iletişim ihtiyacıdır. Toplantılar, sıkıcı olsun veya olmasın, etkili olarak yönetilsin ya da yönetilmesin, yöneticiler ve örgütler için bir ihtiyaçtır ve doğrudan iletişime imkan sunup, planlama ve sorun çözmeye katkılar sağlar.

Toplantı Yönetimi Nedir?

Toplantılar nedir ve ne değildir? Ne zaman yapılmalı, ne zaman yapılmamalıdır? Amacına ulaşması için nasıl hazırlanmalı, nasıl yönetilmeli, bildik tuzaklardan nasıl kaçınılmalı, ne zaman bitirilmeli ve toplantı ertesinde ne yapılmalıdır?

Toplantı yapmak, rapor hazırlamak ya da sunuşta bulunmak yöneticinin iş ortamına özgü araçları olup, bunlardan vazgeçmesi mümkün değildir.

Yöneticiler, bir toplantıdan, bir rapordan ya da bir sunuştan ne sonuç elde edeceklerini ve amacın ne olduğunu ya da olması gerektiğini bilmelidirler.

Toplantı Yönetimi Nedir?

Toplantı Yönetimi Nedir

Bir toplantı organizasyonu yapılmadan, bir rapor istenmeden ya da bir sunuş düzenlenmeden önce, amacın belirlenmiş ve açık bir şekilde ortaya konmuş olması gerekir. Toplantı yapmaya değer gündem var mıdır, cevaplandırılmalıdır. Ne iş-yerimize ne de insanlarımıza bir faydası olmayacak toplantılar zaman israfı olacağı gibi insanların toplantılara bakışlarını da olumsuz olarak etkileyecektir.

Toplantıları türleri itibariyle üç kategoriye ayırmak mümkündür:

Birincisi; kurum içi yapılan teknik, ticari veya yönetim toplantıları.

İkincisi; sempozyum, panel, vb tarzda yapılan toplantılar.

Üçüncüsü; genel kurul şeklinde olan toplantılardır.

Toplantılar; günlük, periyodik, özel ve iş toplantıları şeklinde de sınıflandırılabilir. Toplantıların genel olarak dört ana işlevi vardır:

  • Bilgi
  • Haber verme
  • Bilgi alışverişi
  • Sorunları belirleme
Toplantı Yönetimi Nedir?

Toplantı Yönetimi Nedir

Aşağıdaki koşullarda toplantıya gerek görülmeyebilir:

  • Her ayın belirli bir günü toplantı yapıyorsanız,
  • Tartışmaya değer bir konu yoksa,
  • Varılacak sonuçlardan pek bir şey çıkmayacağı daha başından belliyse,
  • Başkalarını işe katmak konuyu önemsizleştirecek, dağıtacaksa,
  • Kim ne söylerse söylesin, sonuçta karar verecek olan sizseniz ve ne yapmak istediğinizi zaten çok iyi biliyorsanız.

Şu koşullarda ise toplantı yapılması yararlıdır:

  • Pek çok kişiye aynı anda ve kısa zamanda bilgi aktarmanız gerekiyorsa,
  • Herkesi aynı anda bilgilendirip hızlı bir karar vermeniz gerekiyorsa,
  • Aynı konuyla ilgili farklı görüşlere, sinerjiye ihtiyacınız varsa,
  • Bir sorun, anlaşmazlık var ve bu konuyla ilgili olarak ekibinizden toplantı teklifi gelmişse,
  • Önceden toplantı için karar verilmiş ve iptal edilmesi başka sorunlara neden olacaksa.
Toplantı Yönetimi Nedir?

Toplantı Yönetimi Nedir

Etkin bir toplantı için, toplantıdan önce, toplantı sırasında ve toplantıdan sonra olmak üzere yapılması gerekenler vardır:

Toplantılardan önce yapılması gerekenler:

Bu toplantıya gerek var mıdır? Varsa kimlerin katılması uygundur. Konuşulması gereken konular nedir, tüm başlıkları içeren bir gündem hazırlanmalıdır. Hazırlanan gündem; özellikli, belirli, aydınlatıcı olmalı, zamanlama uygun olmalı, maddeler açık uçlu, dengeli, kısa ve çatışma oluşturmayacak şekilde düzenlenmeli, kendi içinde bütünlük ve düzen sağlamalıdır.

 

Toplantılarda yapılması gerekenler:

Toplantı yöneticilerinin, toplantının hedefledikleri katkıya hizmet etmesini sağlayacak performansı göstermeleri beklenir. Bu kapsamda yapılması gerekenlerden bazıları şunlardır.

Toplantılarda akışı kontrol için bir toplantı değerlendirme listesi kullanılabilir.

Listede; toplantının amacı açık mı? Hazırlık için gerekli bilgiler daha önceden katılımcılara ulaştırılmış mı? Toplantıda gündeme uyuluyor mu? Görev dağılımı gereken şekilde yapıldı mı? vb sorular bulunabilir.

Yönetici, toplantının başlangıcında, amacın ne olduğunu ve nelerin beklendiğini açıklığa kavuşturur.

Toplantı Yönetimi Nedir?

Toplantı Yönetimi Nedir

Toplantı sonrası yapılması gerekenler:

Toplantı sonunda görevlendirilen kişi tarafından sonuç raporu hazırlanmalı, başkana iletilmeli, onayı alındıktan sonra da her katılana ulaştırılmalıdır. Bununla kimin, neyi, ne zaman yapmayı taahhüt ettiği açık olarak ortaya çıkacaktır.

Genel olarak toplantıdan sonraki gün içinde hazırlanıp sonraki iki gün içinde dağıtılması uygun kabul edilmektedir.

Toplantı raporları aynı zamanda ilerideki toplantılar için hatırlama ve yol haritası olduğundan titizlik gösterilmelidir. Yönetici toplantı kararlarının uygulanması ve gelişme raporlarının hazırlanmasını sağlamalıdır.


Yorumlar

POPÜLER HABERLER